Digitale Tools 3 – Zur Professionalisierung des Workflows

 

Digitale Tools - Zu fragen ist, warum die Integration der digitalen Herausforderung in den Hochschulen noch als „Nice to have“ gilt. Ist es nicht vielmehr inzwischen ein „Must“ in der Hochschullehre?

Digitale Tools – Zu fragen ist, warum die Integration der digitalen Herausforderung in den Hochschulen noch als „Nice to have“ gilt. Ist es nicht vielmehr inzwischen ein „Must“ in der Hochschullehre?

Projektmanagement: In Zeiten der Digitalisierung gewinnt die Zusammenarbeit in Teams einen neuen Stellenwert. Wenn immer mehr Aufgaben digital erledigt werden, ist das, was beim Menschen verbleibt, nicht eine Restgröße, sondern die eigentliche Wertschöpfung: Es geht um die soziale Kompetenz, die Zusammenarbeit in Teams so zu steuern, dass aus Wissen und Kreativität der Einzelnen eine gemeinsame innovative Leistung entsteht. Digitale Tools sind dabei wichtige Hilfsmittel, um den Workflow einer kreativen Teamarbeit in eine effektive Bahn zu lenken.
In diesem dritten Teil der vierteiligen Serie über „Digitale Tools“ steht der Workflow kreativer Teams in studentischen Projekten im Vordergrund, während im zweiten Teil der Beitrag der Tools zu einem verbesserten studentischen Selbstmanagement erläutert wurde. Julian Unzner (Wissenschaftlicher Mitarbeiter) und Prof. Dr. Ulrich Kern (Design- und Produktmanagement, FH Südwestfalen) berichten über ihre Erfahrungen, wie sich durch den Einsatz digitaler Tools die Qualität der studentischen Zusammenarbeit in Projekten veränderte.

  1. Aufgaben & Notizen – Die Anwender/-innen sollen sich teamorientiert organisieren können!
    In diesem übergreifenden Themenbereich wurden den Teilnehmer/-innen der Lehrveranstaltungen relevante Tools aufgezeigt, die eine teamorientierte Organisation von Aufgaben und Notizen ermöglichen. Mit Apps wie Wunderlist oder Evernote können die Studierenden Aufgabenlisten oder Ideen direkt dokumentieren und ihren Kommilitonen und Kommilitoninnen zugänglich machen. Dies fördert nicht nur die professionelle und aktive Kommunikation untereinander, sondern sorgt parallel für eine unkomplizierte Organisation des eigenen Workflows.
  2. Kreativität – Die Anwender/-innen sollen ihre Kreativmethoden digital unterstützen können!
    Die Methodenkompetenz insbesondere im Bereich der Kreativtechniken ist für die Anforderungen im späteren Berufsleben der angehenden Designmanager/-innen von zentraler Bedeutung. Daher wurden den Studierenden im Rahmen der Lehrveranstaltungen unterschiedliche Apps zur Verfügung gestellt, welche eine teamorientierte Erzeugung von Mindmaps, Layouts, Moodboards oder Kurzvideos ermöglichen. Tools wie Mindmap Pro, Moodboard oder Stop Motion fördern hierbei die kreative Zusammenarbeit und sollen bei einer zielgerichteten Kommunikation von neuen Ideen helfen.
    Zudem werden die Studierenden an 3D-orientierte Apps von Autodesk und grafikorientierte Apps von Adobe herangeführt. Unter anderem können die Studierenden mit den speziellen Autodesk-Applikationen direkt CAD-Dateien auf dem Tablet-Computer präsentieren und bearbeiten. Auch die Adobe-Applikationen bieten unterschiedliche Tools, um die Desktop-Software Creative Suite auf einem mobilen Tablet-Computer zu erweitern. So ist es beispielsweise neben der Bearbeitung von Vector- und Pixelgrafiken auch möglich individuelle Photoshop-Pinsel zu gestalten oder Farbprofile zu generieren, die anschließend im Adobe Creative Suite importiert werden können.
  3. Whiteboard & Skizzen – Die Anwender/-innen sollen papierlos arbeiten können!
    Eine weitere große Stärke des Tablet-Computers ist die Nutzung als Grafiktablet, um digitale Sketches oder auch detaillierte Renderings zu kreieren. Hierfür ist das Apple iPad in Verbindung mit unterschiedlichen Tools und einem Stylus besonders gut geeignet, da es mittlerweile eine Vielzahl von unterschiedlichen Eingabestiften unterstützt und eine reibungslose Funktion mit diesen möglich macht. Neben ausgereiften Zeichen-Apps von Adobe und Autodesk konnten die Studierenden auch Tools von Penultimate oder Tayasui Sketches ausprobieren, um ihre Ideen digital zu visualisieren. Mit der Nutzung des Tablet-Computers als Grafiktablet bestehen für die Studierenden vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten. Zugleich kann auf diesem Wege ein großer Schritt in Richtung einer papierlosen Arbeitsumgebung gemacht werden. Zudem kann der Tablet-Computer unkompliziert mit einem Monitor oder Beamer verbunden und so als ein vollwertiges Whiteboard genutzt werden, um beispielsweise in Meetings eine Zeichnung direkt zu bearbeiten.
  4. Projektmanagement – Die Anwender/-innen sollen ihre Zusammenarbeit koordinieren können!
    Ein weiterer Schwerpunkt in der Verwendung des iPads in den Lehrveranstaltungen lag darin, die Studierenden in spezifische Projektmanagement-Tools wie OmniPlan 2, Trello oder Hours Keeper einzuführen. Die Studierenden sollten hierbei nicht nur die Vorteile dieser vielseitigen Apps kennen lernen, sondern auch ihre eigene Projektorganisation kontinuierlich dokumentieren und steuern. Mit der Software OmniPlan 2 konnten die Studierenden eine detaillierte Ressourcen- und Ablaufplanung vollziehen und zugleich mit Trello eine agile und teamorientierte Aufgabenorganisation steuern. Als besonders vorteilhaft stellten sich die hiermit einhergehende Planungstransparenz und intuitive Bedienung heraus. Denn allen Mitwirkenden waren sowohl die Planungsschritte, als auch die Aufgabenorganisation direkt zugänglich, so dass sich eine aktive Mitgestaltung als logische Folge ergab. Die Dokumentation der eigenen Arbeitszeit erfolgte über die Applikation Hours Keeper, mit der die Studierenden ohne großen Aufwand ihren eigenen Workload kontinuierlich überwachen konnten.
Design ohne Kunst - Viele digitale Tools ermöglichen auch den "Nicht-Künstlern" schnelle und gute Grafiken für ihre Visualisierungen zu erzeugen.

Design ohne Kunst – Viele digitale Tools ermöglichen auch den „Nicht-Künstlern“ schnelle und gute Grafiken für ihre Visualisierungen zu erzeugen. Beispiel aus einem dpm-Studienprojekt.

Zwischenbilanz: Summarische Erfahrungen, Einschränkungen und Optionen
Der Tablet-Computer kann als ein vollwertiges Arbeitssystem angesehen werden, welches neben der kompakten und leichten Bauart auch eine schnelle Betriebsbereitschaft, ein intuitives Bedienkonzept und ein großes Angebot an optimal abgestimmten Applikationen bietet. Zugleich sind auch Datenbankanwendungen und interaktive Dokumentensammlungen einfach zu integrieren, was eine mobile und papierlose Datenverwaltung in Echtzeit sicherstellt. Einzig der begrenzte Speicherplatz und die limitierten Schnittstellen können als Einschränkungen für den Einsatz im beruflichen Alltag angesehen werden.
Auch in der Zusammenarbeit mit den Studierenden konnten die Tablet-Computer besonders mit den Qualitäten als vielseitiges Werkzeug zur Gestaltung von Meetings, zur Organisation von virtuellen Teamarbeiten und als wirkungsvolles Mittel zur aktiven Kommunikation glänzen. Einzig die etwas umständliche Bedienung oder die vereinzelt vorkommenden Fehler/Bugs einzelner Apps sorgten für negative Erfahrungen.
Als sehr sinnvoll erwies sich der Einsatz digitaler Tools im Rahmen konkreter studentischer Projekte. Ohne einen solchen Rahmen wäre der tatsächliche Nutzen der Tools wohl kaum so evident geworden. So konnten aber die Studierenden die Qualität ihrer Selbstorganisation und des Workflows in der Teamleistung direkt vergleichen: in früheren Projekten ohne und in den aktuellen Projekten mit Einsatz von digitalen Tools. Zwar hatte die Lern- und Eingewöhnungsphase im Umgang mit den Tools zunächst Aufwand und Unsicherheit mit sich gebracht, die positiven Effekte überwogen aber deutlich nach studentischer Einschätzung.

Design und Projektmanagement - Als sehr sinnvoll erwies sich der Einsatz digitaler Tools im Rahmen konkreter studentischer Projekte. Ohne einen solchen Rahmen wäre der tatsächliche Nutzen der Tools kaum so evident geworden.

Design und Projektmanagement – Als sehr sinnvoll erwies sich der Einsatz digitaler Tools im Rahmen konkreter studentischer Projekte. Ohne einen solchen Rahmen wäre der tatsächliche Nutzen der Tools kaum so evident geworden.

Nur ein „Nice to have“ oder vielmehr ein „Must“ in der Hochschullehre?
Insgesamt wurden die digitalen Tools von den Studierenden sehr gut angenommen, in ihre Arbeitsabläufe bestmöglich integriert und hinsichtlich eines professionellen Einsatzes reflektiert, sodass eine Vielzahl der angehenden Designmanager/-innen nur ungern auf den Tablet-Computer in der Zukunft verzichten wollten. Und tatsächlich sprechen alle Entwicklungstendenzen dafür, dass ein routinierter Umgang mit digitalen Tools in dem beruflichen Alltag der Absolvent/innen eine große Rolle spielen wird. So werden derzeit die unternehmerischen Regeln der Zusammenarbeit in so genannten virtuellen Teams neu geschrieben, und zwar auf Basis digitaler Tools, wie in der Ausgabe 4/2017 des Magazins t3n nachzulesen ist: „Technische Helfer halten in Unternehmen aller Größe Einzug. Sie erleichtern die Zusammenarbeit über Standort- und Landesgrenzen.“ Diese Entwicklungstendenz gelte sowohl bei Startups, Mittelständlern als auch Konzernen. Voraussetzung für Erfolg in virtuellen Teams sind aber Mitarbeiter/innen, die digitale Helfer sinnvoll einzusetzen wissen, wie die Analysen zeigen (t3n Magazin Nr. 49, S. 44).
Zu fragen ist daher, warum die Integration der digitalen Herausforderung in den Hochschulen noch als „Nice to have“ gilt. Ist es nicht vielmehr inzwischen ein „Must“ in der Hochschullehre? Einige Überlegungen zu dieser Frage folgen im nächsten und letzten Beitrag unserer Serie „Digitale Tools“.

Das Key Visual des Beitrags stammt aus der Ausstellung „Tecno Revolución“ (2017) in der „Ciutad de las Artes y las Ciencias“ in Valencia, Spanien.

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